初回は、Googleドキュメントの活用です。
壱頁では、社員の「週報」や、「顧客管理」で、Googleドキュメントのスプレッドシートを活用しています。
今回は「週報」をご紹介します。
壱頁は、基本的に社員が在宅で作業を行なっており、各自、どういう作業をどのくらいの時間行ったのか、管理者に毎週報告することが定められています。
そこで活用しているのが、Googleドキュメントのスプレッドシートです。
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| 「確定」を押すと管理者にメールが送られる |
社員はこのテンプレートから、自分の報告用ファイルを月次で作成します。
シートに作業の開始時刻・終了時刻を入力すると、月次集計ページに作業時間が集計されるようになっています。
この「週報」ファイルを、各自が、ドキュメントの「個人用報告フォルダ」に保存しておきます。
そして、このフォルダは、管理者と当人のみが参照できるよう設定してあります。
入力ができたら「確定」ボタンを押すことで、管理者に、「週報が確定された」というメールが送信されます。
このメール送信機能には「Google Apps Script」を使用しています。
「ボタンが押されたらメールを送信する」という簡易プログラムをGoogle Apps Scriptで記述しているわけです。
メールを受け取った管理者は、必要に応じてドキュメントに保存されている「週報」を確認する、という運用です。
とてもベーシックな、Googleドキュメントの使用例だと思います。
Googleスプレッドシートは、Excelと同じ感覚で作成できます。
（機能的には、だいぶ簡易型ですが）
Excelを使ったことがある方であれば、誰でもすんなりと作成できるのではないでしょうか。
Excelファイルで作って、毎回メール添付で送る、というよりも管理が楽ですよ。
Google Apps 活用のご参考になりましたでしょうか。
壱頁では、便利なテンプレートの作成(5,000円～）や、仕組みづくりのお手伝いもしておりますので、お気軽にご相談ください。
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