進化するGoogleドキュメントのアップロード機能 － WordやExcelの同期も簡単に！

この数カ月でGoogleドキュメントのストレージ機能が見違えるほどに充実しました。
とっても使いやすくなったので、その機能をご紹介します！

ドラッグ＆ドロップでアップロード

アップロード先のコレクション（フォルダのようなもの）を開いて、そこにPCのファイルをドラッグ＆ドロップすれば、アップロード完了！
PC内でファイルを移動したりコピーしたりする感覚なので、とても簡単です。

ただし、この機能が利用できるのは次のいずれかのブラウザになります。
・Google Chrome
・Firefox
・Safari

フォルダまるごとアップロード

フォルダを階層ごとアップロードできるようになったのもうれしいですね。
「アップロード」のプルダウンメニューから「フォルダ」をクリックすると、アップロードするフォルダを選択する画面が開きます。
この方法でアップロードすると、PCのフォルダと同じ構成のコレクションがGoogleドキュメント内に作成されます。

ただし、この機能が利用できるのは次のいずれかのブラウザになります。
・Google Chrome
・その他のブラウザにJavaアプレットをインストール（詳しくはこちら）

WordやExcelからアップロード＆同期

Googleドキュメントの文書作成ツールも便利ですが、やっぱりMicrosoft OfficeのWord文書やExcelブック、PowerPointプレゼンテーションが必要なシーンが結構多いもの。

WordなどのOffice文書をGoogleドキュメントに保管する場合、ダウンロードして編集、編集が終わったらアップロード、という手間がかかるのがメンドクサイ……ですよね？
でも、この手間を省いてくれるツール「Google Cloud Connect for Microsoft Office」が登場しました（今年2月にリリースされ、4月に日本語化されました）。

Google Cloud Connect for Microsoft Office

Microsoft Officeに追加するアドインで、これをインストールするとWordやExcel、PowerPointから直接Googleドキュメントにアップロードできるようになります。




ファイルを保存すると自動的にアップロードする「自動」と、「同期」ボタンをクリックした時だけアップロードする「手動」の2つのモードを切り替えて使えます。
どちらのモードも、ワンクリックでアップロードできるので、とても手軽です。




ますます使い勝手が向上するGoogleドキュメント。
「文書作成ツールはMicrosoft Officeに限る！」という方も、ファイル保管庫として使ってみてはいかがでしょうか。

どこまで「最悪」を想定しうるか

震災から２カ月が過ぎ、企業でもBCP（事業継続計画）、BCM（事業継続管理）に対する取り組みが進んでいると思われます。

「事業継続」は「災害やその他の予期しない中断」から、文字通り事業を継続することが目的です。

復旧方法を検討するためには、災害等の規模を想定する必要があります。

日本経済新聞の5月16日の「東日本大震災－科学者が語る」というコーナーに、東京大学の畑村洋太郎名誉教授のインタビュー記事が載っていました。

教授は、もともと「失敗学」を提唱していましたが、それでは不十分と考え、2007年から「危険学」のプロジェクトを立ち上げています。
簡単にいうとどこにどんな危険が潜んでいるかを知り、備えるということでしょうか。

これだけ聞くと、あたりまえだと思うかもしれませんが、「どんな危険」を想定することは非常に難しいことだと思います。

今回の震災でもさまざまな企業や施設でも、危機を想定し、対策はしていたことでしょう。しかし、それが「想定以上」だったわけです。

どこまで「最悪の状況」を想定できるかが「有効なBCP」の鍵になります。

例えば、インテル社は、主力工場を紛争リスクの大きいイスラエルに置いていますが、世界の工場の設計が標準化され、瞬時に代替生産ができるようになっています。紛争地帯ですから、本当に「最悪」の状況を想定していると思われます。

今回の震災だけではなく、先日のSONYのハッキング事件など、「事業がストップする」状況はさまざまです。畑村名誉教授の言葉を借りると、「"悪意の鬼"となって危険を見つけ出すことから対策が始まる」のです。

私が好きな本の一つ「逆説の日本史（井沢元彦著）」では「日本は言霊（ことだま）の国」と記述しています。「悪いことを言うと、本当にそれが起こってしまう」ということですが、私自身も、「縁起でもない」という言葉を使ってしまうことがあります。
しかし、企業の存続に関わることなので、悪い状況、恐ろしい状況を考える必要があるのです。

これからBCPを策定する企業、BCPの見直しを行う企業、さまざまあると思いますが、できうる限り「最悪の状況」を考えてみてください。

災害に負けない仕事術（情報発信セミナーのご案内）

東日本大震災から、早くも２か月が経ちました。震災発生当時は、色々と考えることも多かったことと思いますが、そろそろ日常の仕事モードに戻り始めている頃ではないでしょうか。

家庭を持つ方にとっては、家族を守るための危機管理対策が最重要なのは言うまでもありませんが、ご自身で事業をされている方にとって、事業を継続させるためのリスク管理（ＢＣＰ）の重要性も、強く実感されていることと思います。

私は、子育て中のメンバー全員がＳＯＨＯで働く会社を運営していますが、２年半ほど前から、すべての業務をクラウド化【Google Apps（グーグルアップス）を利用】して、運用していました。日常的に、全員がグーグルのプラットフォームを利用する必然性があったため、災害時にもＧメールやビデオチャットなど、インターネットを通じてコミュニケーションをとることができました。特にＧメールは、スマートフォンや携帯電話でも、ＰＣの環境と同様に利用できますので、バーチャルオフィス環境を持ちたい方には、絶対におすすめです。

今回の震災を受けて、さらに、FacebookやTwitterも、社内の緊急連絡用に活用することにしましたが、
緊急時だからこそ、ふだん習慣化していないことはできませんので、日常的に業務で利用する仕組みづくりが重要だと感じています。

そこで、クライアントからの信頼獲得のためにも、スモールオフィスが取り組んでおきたいＢＣＰの課題について、「情報発信」の側面からセミナーを開催することにいたしました。ご興味のある方は、ぜひご参加いただけますと幸いです。

セミナー【情報発信があなたを救う！「士業・コンサルタントのための災害に負けない仕事術」】

今回は、自らの実体験に基づいた営業力アップセミナーが大人気の、
東京海上日動あんしん生命の、細田収さんとのジョイントセミナーになります。


◆セミナー名
「【情報発信があなたを救う！「士業・コンサルタントのための災害に負けない仕事術」】
◆日程 ２０１１年５月１９日（木）　１４時半～１７時半（終了後、懇親会があります）

◆会場 ちよだプラットフォームスクウェア　５０１会議室

◆参加費 ３,０００円（税込）
（この記事を見てお申し込みいただく場合、講師割引で、半額の１,５００円とさせていただきます）

◆講演タイトル
第一部「事業継続（BCP/BCM）の基本概念」
講師：専門家（有資格者）を予定

第二部「非常時でも大丈夫！？
クラウドを活用して、いつでもどこでも仕事ができるバーチャルオフィス体制を！」
講師：株式会社壱頁　代表取締役 常山あかね

第三部
「事業継続とクライアント開拓のためのハウスリスト構築とその活用法
～その他大勢から抜け出す情報発信術～」
講師：東京海上日動あんしん生命池袋支社　第二営業所長　細田収氏


◆詳細はこちらでご確認ください。
お申し込みは下記フォームより、お申し込みください。
http://www.page1.ne.jp/information/report/20110519.html

世界のSONYでも・・・

個人情報流出、過去最大の流出量の恐れがある事件が発生しました、それも、「世界のSONY」で。

ソニー個人情報7700万人流出の恐れ　ハッカー攻撃か
（日本経済新聞）

流出の恐れの件数が過去最大であることから、官房長官までが言及しました。
官房長官、ソニーの個人情報流出「最大限の対応を」
（日本経済新聞）

今回は、世界的にも利用者数が多いPlayStationもターゲットになっていたため、日本だけではなく、世界中で対象者が多いということが、ことの重大さを表します。

また、ゲーム機ということで、お子さんが登録されていることも多いと思います。お子さんはクレジットカードを持てないので、その場合は親御さんのクレジットカードが登録されていることになるでしょう。

同様に、インターネットで映像配信サービスのQriocity（キュリオシティ)を使用されている方もいるでしょう。親御さんはまず、お子さんがこれらを使用しているかどうかを確認しましょう。

対策としては、

1)サービスが再開された場合、パスワードを確認する

2)インターネットで使用している「他のサービス」でも、PlayStationやQriocityで使用しているユーザIDやパスワードと同じものを使用している場合は、変更する

3)クレジットカードの利用明細書をチェックし続ける

2)については、即時に対応できることですので、被害を広げないためにも、早急に対応しましょう。

また、3)については、他の情報流出事件で、数年後に不正使用をされた事例もありますので、事態が収束しても"継続して"チェックしておく必要があります。

可能であれば、使用していたクレジットカードの使用をやめる、または再発行などでカード番号を変更することも有効な手となるでしょう。

ただ、少し救い（？かもしれない）なのは、カード番号は暗号化されていたらしいこと。

カード番号は暗号化　ソニー、個人情報流出で
（msn産経ニュース）

暗号化にも破られ易いものもあるので、そうでないものだったことを願いましょう。

不正アクセス者（ハッカー？）が入手したとみられる情報については、ソニーグループのポータルサイトにある「重要なお知らせ」を確認しましょう。

PlayStation®Network/Qriocity™をご利用の皆様へのお詫びとお願い
(株式会社ソニー・コンピュータエンタテインメント)

また、今後の情報や対策についてはも、同サイトの「重要なお知らせ」を定期的にチェックすることをお勧めします。

ソニーグループ　ポータルサイト

インターネットサービスは大変便利ですが、危険が伴うことを、今一度理解する必要があります。

サービスを利用するためには、個人情報を登録しないと利用を開始できないことも事実ですが、その場合も、クレジットカード番号の登録が必須でない場合は登録しないようにしましょう。特にインターネットショッピングなどでは、登録しておくと便利なのは確かですが、リスクがありますので、都度入力する方法を選択する方がよいでしょう。

今回の手口はまだ明らかになってはいませんが、情報を入手するための手口は巧妙化しており、企業の情報を盗み取るために、社員の権限を使用するという方法も増えているようです。それは、Facebookなどでターゲットとなる企業や部署を検索することで該当者を探し出し、そのプロフィールへウィルスを添付したメールを送り、感染したところを外部からアクセスし、その社員に「なりすます」ことで社内情報を取得する方法です。会社名と氏名がわかれば、メールアドレスを推測することはとても容易ですよね。

Facebookは実名登録が基本で、会社名や出身校なども登録が可能です。それは、知人を探す、情報を共有したいなどの目的にはとても有用ではありますが、悪意のある人間の「ターゲット」になる可能性があるということも知っておく必要があります。特に、ご自身が会社で特定の権限を持っているのであれば、やはりリスクを考慮する必要があると思います。

その上で、どこまで「公開」をするかを判断しましょう。