実践クラウド活用！ －Googleドキュメント編－

「クラウド、クラウドっていうけど、どうやって業務に使うの？」という方のために、弊社社内での活用例をご紹介していきます。

初回は、Googleドキュメントの活用です。

壱頁では、社員の「週報」や、「顧客管理」で、Googleドキュメントのスプレッドシートを活用しています。　

今回は「週報」をご紹介します。

壱頁は、基本的に社員が在宅で作業を行なっており、各自、どういう作業をどのくらいの時間行ったのか、管理者に毎週報告することが定められています。

そこで活用しているのが、Googleドキュメントのスプレッドシートです。

「確定」を押すと管理者にメールが送られる

オリジナルで週報用テンプレートを作成しています。

社員はこのテンプレートから、自分の報告用ファイルを月次で作成します。

シートに作業の開始時刻・終了時刻を入力すると、月次集計ページに作業時間が集計されるようになっています。

この「週報」ファイルを、各自が、ドキュメントの「個人用報告フォルダ」に保存しておきます。
そして、このフォルダは、管理者と当人のみが参照できるよう設定してあります。

入力ができたら「確定」ボタンを押すことで、管理者に、「週報が確定された」というメールが送信されます。
このメール送信機能には「Google Apps Script」を使用しています。

「ボタンが押されたらメールを送信する」という簡易プログラムをGoogle Apps Scriptで記述しているわけです。

メールを受け取った管理者は、必要に応じてドキュメントに保存されている「週報」を確認する、という運用です。

とてもベーシックな、Googleドキュメントの使用例だと思います。

Googleスプレッドシートは、Excelと同じ感覚で作成できます。
（機能的には、だいぶ簡易型ですが）
Excelを使ったことがある方であれば、誰でもすんなりと作成できるのではないでしょうか。

Excelファイルで作って、毎回メール添付で送る、というよりも管理が楽ですよ。

Google Apps 活用のご参考になりましたでしょうか。

壱頁では、便利なテンプレートの作成(5,000円～）や、仕組みづくりのお手伝いもしておりますので、お気軽にご相談ください。

Google Apps 導入に関するお問い合わせはこちらから